¿Qué es la validación de datos en Excel?
La validación de datos es una función de Excel para que solo
cierto tipo de datos sean ingresados en una celda o un grupo de celdas. De esta
forma se delimita el registro de texto, números, decimales (porcentajes), fecha
u hora. Este comando se utiliza mucho para evitar la captura de datos erróneos
en las hojas de cálculo.
Según sea el tipo de datos que quieras fijar, debes
determinar pautas para establecer una cantidad máxima y una mínima; omitir un
intervalo de números, fechas u horarios; o limitar a cifras iguales, menores o
mayores a cierto valor. Asimismo, es posible esclarecer cuáles son las
condiciones de ingreso de datos en el «mensaje de entrada» y describir por qué
no se permiten ciertos datos en «mensaje de error» o «alerta de error» para un
registro óptimo. Las opciones de validación de datos en Excel son las siguientes:
- Número
entero. Se refiere a cifras o valores cerrados, aplica para formato
general y de número.
- Decimal.
Acepta solo números con decimales, se usa para formato de porcentaje,
moneda, contabilidad, general y números.
- Lista.
Delimita el ingreso de datos a un listado específico, ya sea de números,
palabras o ambos.
- Fecha.
Limita el acceso a solo fechas, en un formato corto o largo.
- Hora.
Restringe el registro de datos a solo horarios.
- Longitud
de texto. Se encarga de delimitar el número de caracteres de texto que
pueden ingresarse en una celda.
- Personalizado.
Permite el ingreso de datos condicionados por una fórmula.
¿Para qué sirve validar datos en Excel?
Dentro de Excel es de vital importancia que los datos sean correctos para llevar una actualización rigurosa y para realizar operaciones exactas. De tal suerte que la validación de datos se encarga de establecer parámetros para que una misma columna o grupos de celdas conserven las mismas características o se encuentren dentro de un mismo intervalo
PASO A PASO PARA VALIDAR DATOS
- Selecciona
datos
Vamos a la pestaña superior de «Datos», después buscamos el icono de una tabla con un símbolo de verificación o check azul y damos clic en «Validación de datos». Nos va a parecer un recuadro.
- En
la lista Permitir, seleccione el tipo de datos que desea validar (Numero
entero, Decimal, Lista, Fecha, Hora..)
- Redacta
«Mensaje de entrada», con las instrucciones de lo que se debe ingresar en
esas celdas
- En «Mensaje
de error» colocamos un breve mensaje a las personas que ingresen datos
incorrectos, con lo cual podrán corregir su registro
- Hacer
click en Aceptar